1. Кой отговаря за данните
За данните, събирани чрез hostapart.com, заявките за тест, договорните отношения, фактурирането и поддръжката, администратор е „ЕКЗ РЕНТАЛС“ ЕООД, ЕИК 205403982, със седалище и адрес на управление: гр. София 1220, район Надежда, ж.к. Толстой, бл. 26, вх. А, ет. 2, ап. 4, наричано по-долу „HostApart“ или „Доставчик“.
Контакт по въпроси за личните данни: office@hostapart.com. Към датата на тази политика не е определено длъжностно лице по защита на данните, тъй като не е установено законово задължение за това.
2. Двете роли при използване на платформата
Данни на клиенти и посетители
HostApart е администратор за данните на лицата, които разглеждат сайта, изпращат запитване, сключват абонамент, плащат или търсят поддръжка.
Данни на гости и персонал
Клиентът е администратор, защото определя целите и средствата за работа с данните. HostApart е обработващ и изпълнява само документираните инструкции на клиента.
Клиентът носи отговорност да има валидно правно основание, да предостави собствено уведомление за поверителност на гостите и да събира само необходимите данни. За регистрационните данни на настанените туристи основанието обичайно е законово задължение, а не съгласие.
3. Какви данни обработваме като администратор
- име, фирма, имейл, телефон и приблизителен брой имоти при заявка;
- договорни, абонаментни и фактурни данни, включително фирмени данни и история на плащанията;
- данни за потребителски акаунт, роли, действия по сигурността и комуникация с поддръжката;
- технически данни като IP адрес, дата и час на заявката, браузър, системни логове и данни за защита от злоупотреби;
- съдържание, което доброволно ни изпращате в съобщение.
4. Цели, основания и срокове
| Цел | Правно основание | Срок |
|---|---|---|
| Отговор на заявка и подготовка на тест | Стъпки преди договор по ваше искане, чл. 6, пар. 1, б. „б“ GDPR | До 12 месеца след последната комуникация, освен ако започне договор |
| Предоставяне на месечен или годишен абонамент, поддръжка и плащания | Изпълнение на договор, чл. 6, пар. 1, б. „б“ | За срока на договора и до 5 години след прекратяването за договорни претенции |
| Счетоводни и данъчни документи | Законово задължение, чл. 6, пар. 1, б. „в“ | Законовият срок, обичайно 10 години за счетоводни документи |
| Сигурност, предотвратяване на злоупотреби и защита на права | Легитимен интерес, чл. 6, пар. 1, б. „е“ | Системни логове до 12 месеца, освен при инцидент или правен спор |
| Маркетингови съобщения | Само при отделно, свободно дадено съгласие, когато такова е необходимо | До оттегляне на съгласието или отписване |
| Анализ на използването на публичния сайт чрез Google Analytics 4 | Само при предварително, свободно дадено съгласие, чл. 6, пар. 1, б. „а“ GDPR | До оттегляне на съгласието и според зададения в Google Analytics срок за съхранение |
Формата на сайта изпраща заявката по имейл до office@hostapart.com и не записва самостоятелна маркетингова база данни.
5. Данни, обработвани от HostApart от името на клиента
Според използваните модули това може да включва данни на гости, служители, техници, собственици и контрагенти: имена, контакти, дати на престой, адрес, гражданство, дата на раждане, данни и номер на документ за самоличност, резервационни и платежни данни, кореспонденция, снимки и файлове, задачи, достъпи и други данни, въведени от клиента или от поканено от него лице.
HostApart не определя законовите срокове за гостовия регистър и не решава кои полета са необходими на конкретния клиент. Клиентът трябва да съобрази настройките, сроковете и достъпа с приложимото туристическо, данъчно и друго законодателство.
6. Получатели и подизпълнители
Достъп получават само упълномощени лица при необходимост за поддръжка, сигурност, фактуриране или изпълнение на законово задължение и при задължение за поверителност.
Основен подизпълнител по обработването е „СуперХостинг.БГ“ ЕООД, който предоставя хостинг и сървърна инфраструктура. Данните на HostApart се съхраняват в инфраструктура на SuperHosting, използвана от Доставчика. При добавяне или замяна на подизпълнител клиентите се уведомяват съгласно DPA.
При дадено съгласие за аналитични бисквитки използваме Google Analytics 4, предоставян от Google Ireland Limited. Услугата може да обработва технически идентификатори, приблизително местоположение, данни за устройство, браузър и взаимодействия със страниците. Не изпращаме към Analytics данните, въведени във формите на HostApart.
Данни могат да бъдат предоставени на платежни и счетоводни доставчици, професионални консултанти или компетентни държавни органи само когато това е необходимо и има правно основание. Не продаваме, не отдаваме и не предоставяме данни за чужди рекламни цели.
7. Предаване извън ЕИП
Не планираме прехвърляне на данните на гостите извън Европейското икономическо пространство. При Google Analytics 4 е възможно обработване от дружества от групата на Google извън ЕИП. Google посочва приложими механизми за международен трансфер, включително решения за адекватност и стандартни договорни клаузи според конкретния получател. Analytics се активира само след вашето съгласие.
8. Сигурност
Прилагаме мерки, съобразени с риска, включително криптирана връзка чрез TLS, логическо разделяне на клиентите, отделен адрес и отделна база данни за всеки активен клиент, ролеви достъп, ограничаване на административния достъп, журнални записи, актуализации, архивиране според инфраструктурната конфигурация и процедури за възстановяване и реакция при инцидент.
Никоя система не може да гарантира абсолютна сигурност. Клиентът е длъжен да управлява потребителите и правата си, да използва надеждни пароли и да ни уведоми незабавно при съмнение за компрометиран достъп.
9. Нарушение на сигурността
При потвърден инцидент, засягащ данни, обработвани от името на клиент, HostApart уведомява клиента без ненужно забавяне и предоставя наличната информация, необходима за оценка и изпълнение на неговите задължения. Клиентът като администратор преценява уведомяването на КЗЛД и засегнатите лица.
10. Вашите права
При приложимите законови условия имате право на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване, преносимост, възражение и оттегляне на съгласие, без това да засяга законосъобразността преди оттеглянето. Пишете на office@hostapart.com. Можем да поискаме допълнителна информация за потвърждаване на самоличността.
Когато искането се отнася до данни на гост в клиентски профил, първо се обърнете към съответния хотелиер или домакин. HostApart подпомага клиента по реда на DPA.
11. Жалба до надзорен орган
Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, kzld@cpdp.bg, cpdp.bg.
12. Бисквитки, Analytics и публично демо
Маркетинговият сайт използва необходима бисквитка hostapart_cookie_consent, за да запомни избора ви. Тя не се използва за реклама или профилиране. Сървърът може да обработва необходимите технически логове за сигурност.
Google Analytics 4 и свързаните _ga бисквитки се зареждат само ако изберете аналитичната категория. Можете да откажете без загуба на основна функционалност и да промените решението си по всяко време чрез „Настройки за бисквитки“ във футъра. При оттегляне Analytics получава статус „denied“, а достъпните за сайта аналитични бисквитки се премахват.
Публичното демо е предназначено само за измислени данни. Не въвеждайте реални лични данни, документи, пароли или поверителна информация.
13. Промени
Актуализираме политиката при промяна на услугата, доставчиците или закона. Съществените промени за активни клиенти се съобщават по подходящ начин. Актуалната версия и датата й са винаги публикувани на тази страница.
Общи условия уреждат абонамента и използването на услугата. DPA урежда обработването на данни на гости и други лица от името на клиента.